Changement de raison sociale - Tarif, Procédure et document

par L'équipe de Finwise le 22 août 2023

Vous souhaitez vous informer ou procéder à un changement de raison sociale en suisse ? Nous vous expliquons et vulgarisons les règles et la procédure en vigueur en suisse. La raison sociale est bien plus qu'une simple étiquette. C'est l'âme de l'entreprise qui interagit avec les clients, les partenaires et les investisseurs.

Il est normal d’être informé correctement !

Importance de la raison sociale

La raison sociale est l'identité fondamentale d'une entreprise, reflétant ses valeurs et sa culture. Plus qu'un simple nom, elle offre une première impression aux clients, partenaires et investisseurs. En Suisse, elle combine souvent le nom de l'entreprise et sa forme juridique, garantissant une identification claire sur le marché. Sur le plan marketing, elle est essentielle à la reconnaissance de la marque, renforçant sa crédibilité. Juridiquement, elle est protégée dans les statuts de l'entreprise, assurant son unicité et évitant toute confusion potentielle.

Pourquoi changer de raison sociale ?

Changer la raison sociale d'une entreprise n'est pas une décision à prendre à la légère, car elle est profondément ancrée dans l'identité de l'entreprise.

Plusieurs raisons peuvent motiver un tel changement :

Réorientation stratégique : Si une entreprise évolue et change de secteur d'activité ou se diversifie, il peut être pertinent de choisir une raison sociale qui reflète mieux ses nouvelles activités.
Fusion ou acquisition : Lorsque deux entreprises fusionnent ou qu'une entreprise en acquiert une autre, il peut être nécessaire de choisir une nouvelle raison sociale qui englobe les valeurs et les activités des deux entités.
Image de marque : Avec le temps, certaines entreprises peuvent estimer que leur raison sociale ne reflète plus les valeurs, la culture ou l'image qu'elles souhaitent projeter. Un changement peut alors aider à moderniser et rafraîchir la marque.
Éviter la confusion : Si le marché compte une entreprise avec une raison sociale similaire ou si des problèmes légaux surviennent en raison de ressemblances, il peut être judicieux de modifier la sienne pour éviter toute confusion.
Expansion internationale : Lorsqu'une entreprise se développe à l'international, il est possible que sa raison sociale initiale ne soit pas bien perçue ou ait des connotations négatives dans certaines langues ou cultures. Dans de tels cas, un changement est conseillé pour garantir une perception positive à l'échelle mondiale.
Aspects légaux et réglementaires : Dans certains cas, des changements dans les lois ou réglementations peuvent contraindre une entreprise à ajuster sa raison sociale pour se conformer à ces nouvelles directives.
Réputation : Si, pour une raison quelconque, la réputation de l'entreprise est ternie, un changement de raison sociale peut être une façon de repartir sur de nouvelles bases, bien que cela doive s'accompagner d'autres mesures de redressement.

Procédure de changement de raison sociale

Le changement de la raison sociale d'une entreprise est une décision structurante et implique un certain nombre d'étapes légales et administratives. Il est essentiel de bien comprendre cette procédure pour garantir une transition en douceur.

Étapes à suivre

Décision interne : Avant tout, il faut s'assurer que la décision de changer de raison sociale est bien prise en interne. Dans le cas des SàRL ou SA, cela nécessite une modification des statuts de la société.
Assemblée générale : Si la société compte plusieurs associés, il est nécessaire de convoquer une assemblée générale pour obtenir leur accord. À moins que les statuts ne stipulent le contraire, une majorité absolue des voix représentées est généralement nécessaire pour approuver le changement (voir art. 703/808 CO).
Choisir la nouvelle raison sociale : Il est crucial de s'assurer que la nouvelle raison sociale est disponible et qu'elle respecte toutes les dispositions légales, notamment qu'elle ne soit pas trompeuse ou déjà inscrite au registre du commerce.
Formalisation : Les nouveaux statuts, intégrant la nouvelle raison sociale, doivent être formalisés sous la forme d'un acte authentique et donc passer par un notaire.
Soumission au registre du commerce : Les nouveaux statuts, ainsi que la décision de l'assemblée générale ou des associés, doivent être soumis à l'office du registre du commerce pour approbation et enregistrement.

Documents à fournir

L'acte authentique signé par un notaire contenant les nouveaux statuts de la société.
Le procès-verbal ou la décision de l'assemblée générale ou des associés, validant le changement de raison sociale s’il s’agit d’une SA ou SàRL.
Toute autre documentation pertinente selon les cas comme par exemple : les déclarations d’opting out, les contrats de cession de parts sociales, les lettres d’acceptation de mandats des personnes à inscrire, les preuves de nouvelle adresse, etc.

Il est à noter que le changement de raison sociale peut nécessiter des démarches supplémentaires, selon les spécificités de chaque juridiction ou de chaque cas d'entreprise. Il est donc toujours recommandé de consulter des experts, comme ceux de notre équipe chez finwise, pour s'assurer que la procédure est menée correctement et efficacement.

Quels sont les frais de changement de raison sociale ?

Le changement de raison sociale est une démarche qui implique plusieurs étapes, et chacune d'elles peut engendrer des coûts. Les frais associés au changement de raison sociale peuvent varier en fonction de la juridiction, du type d'entreprise et des services spécifiques que vous pourriez solliciter.

Voici un aperçu des différents frais que vous pourriez rencontrer :

Frais administratifs : Ces frais sont généralement associés à la soumission de documents auprès de l'office du registre du commerce ou d'autres autorités compétentes. Ils peuvent inclure des frais d'enregistrement, des frais de dépôt de documents ou d'autres frais administratifs connexes.
Frais notariaux : Lorsque la modification des statuts nécessite un acte authentique, des frais notariaux peuvent s'appliquer. Ces frais varient selon le notaire et la complexité de l'acte.
Frais de consultation : Si vous faites appel à des experts ou à des avocats spécialisés pour vous conseiller ou vous assister dans le processus, cela engendrera des coûts supplémentaires.
Frais de communication : Informer les parties prenantes, comme vos clients, fournisseurs et partenaires, du changement de votre raison sociale peut nécessiter des campagnes de communication. Cela pourrait inclure des annonces dans les médias, des mises à jour du site web, de la papeterie d'entreprise, etc.
Frais divers : D'autres frais peuvent survenir, tels que la mise à jour des supports marketing, la réimpression des cartes de visite, les modifications sur les enseignes ou toute autre signalétique liée à l'identité de l'entreprise.

On peut estimer un changement de raison sociale à 800 CHF (notaire + registre du commerce) pour des cas simples comme changer le nom de la société ou le siège de la société, sans compter tout les aspects autours.

Quelques conseils supplémentaires :

Conseils pour choisir une nouvelle raison sociale

Choisir une nouvelle raison sociale est une décision cruciale qui mérite une réflexion approfondie. Voici quelques recommandations pour faciliter ce choix :

Recherche approfondie : Avant de choisir une nouvelle raison sociale, effectuez une recherche approfondie pour vous assurer qu'elle n'est pas déjà utilisée ou qu'elle ne ressemble pas trop à une autre déjà enregistrée. Cela évitera des conflits juridiques futurs.
Clarté et simplicité : Votre nouvelle raison sociale doit être facile à prononcer, à écrire et à mémoriser. Évitez les termes trop techniques ou compliqués.
Évocation : La raison sociale doit évoquer les activités, les valeurs ou la vision de votre entreprise.
Évitez les noms trompeurs : Comme mentionné précédemment, il est essentiel que la raison sociale ne soit pas trompeuse ou ne donne pas une fausse impression de la nature de l'entreprise.
Perspective à long terme : Pensez à l'avenir. Assurez-vous que la nouvelle raison sociale reste pertinente même si l'entreprise évolue ou se diversifie.

Comment informer vos clients du changement de raison sociale

Lorsque vous changez votre raison sociale, il est essentiel d'informer vos clients de manière proactive :

Annonces officielles : Publiez une annonce officielle sur votre site web et sur les réseaux sociaux pour informer les clients et partenaires de la mise à jour.
Communication par e-mail : Envoyez une lettre d'information à tous vos clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux pour les informer du changement.
Mise à jour des supports : Assurez-vous que tous les supports de communication, tels que les brochures, les cartes de visite, les enseignes, etc., reflètent la nouvelle raison sociale.
Service client : Formez votre équipe de service client à répondre aux questions concernant le changement de raison sociale pour assurer une transition en douceur.

Conclusion

Changer la raison sociale d'une entreprise n'est pas une décision à prendre à la légère. C'est un investissement en temps, en argent et en ressources. Toutefois, si ce processus est bien géré, les bénéfices peuvent être considérables. Une nouvelle raison sociale peut revitaliser une entreprise, attirer de nouveaux clients et ouvrir la voie à de nouvelles opportunités. Toutefois, il est essentiel d'être bien informé, de planifier avec soin et de s'entourer des bonnes personnes ou ressources, comme les experts de finwise, pour s'assurer que le changement est effectué de manière efficace et légale.