Frais de défraiement en Suisse, comment ça marche ?

par L'équipe de Finwise le 21 novembre 2025

Vous êtes bénévole, membre de comité, salarié ou employeur et vous entendez parler de “défraiement” sans trop savoir ce qui se cache derrière ?

En Suisse, le défraiement sert à rembourser les frais liés à une activité (déplacements, repas, téléphone, matériel…), sans que cela devienne forcément un salaire.

L’enjeu est double :

protéger la personne (elle ne doit pas payer pour travailler ou s’engager bénévolement) ;
rester en règle avec le droit du travail, l’AVS et le fisc (éviter le “salaire déguisé”).

Dans la suite de l’article, on va simplement voir à quoi correspond le défraiement, comment il fonctionne pour les bénévoles, les salariés et les associations, et comment mettre en place un règlement clair.

Définition et distinction avec le salaire

Le défraiement correspond au remboursement des frais engagés dans le cadre d’une activité professionnelle ou bénévole. Il couvre uniquement les dépenses nécessaires : déplacements, repas, matériel, téléphone, timbres, et autres coûts directement liés à l’activité. Il ne s’agit pas d’un salaire. Toutefois, un défraiement peut être requalifié en rémunération si les montants sont trop élevés, s’ils ne correspondent pas à de vrais frais ou s’ils sont versés sans justification. Dans ce cas, il est soumis aux règles applicables au salaire : certificat de salaire, cotisations AVS et obligations fiscales.

Le cadre légal et fiscal en Suisse

Le cadre légal suisse encadre clairement la question des frais professionnels. Selon le Code des obligations, un collaborateur ne doit jamais assumer de sa poche les dépenses nécessaires à l’exécution de son travail. Cela inclut les déplacements professionnels, les repas pris hors du lieu de travail, l’hébergement en déplacement ainsi que les coûts liés à l’utilisation d’un véhicule privé à des fins professionnelles.

Du côté fiscal, les directives de la Conférence suisse des impôts définissent les règles à respecter pour rembourser correctement les frais et, lorsque c’est pertinent, utiliser des forfaits. Les organisations à but non lucratif bénéficient d’un cadre simplifié pour indemniser leurs bénévoles, tant que les montants restent raisonnables et correspondent à de véritables dépenses. L’objectif central reste le même : éviter que le défraiement soit assimilé à un salaire déguisé.

Défraiement des bénévoles et membres de comité

Le défraiement joue un rôle essentiel dans le bénévolat : il permet à chacun de s’engager sans devoir supporter de coûts personnels. Les frais remboursés concernent généralement les déplacements, les frais de téléphone, l’achat de petit matériel ou encore les repas pris lors d’activités associatives.

Deux méthodes sont possibles. Le remboursement au réel consiste à présenter des justificatifs (tickets, factures, billets) et à obtenir le montant exact des dépenses. Le remboursement au forfait repose sur un montant fixe établi sur la base d’une estimation raisonnable des frais habituels. Les montants doivent rester modestes et cohérents pour éviter toute requalification en salaire.

Les associations sont encouragées à formaliser ces pratiques dans un règlement interne. Cela permet d’assurer une gestion transparente, d’éviter les risques fiscaux et de clarifier les droits des bénévoles comme des membres du comité.

Défraiement des salariés

Pour les salariés, le défraiement fait partie des obligations légales de l’employeur. Celui-ci doit rembourser tous les frais professionnels nécessaires, c’est-à-dire les dépenses directement liées à l’exécution du travail. Cela inclut notamment les déplacements pour se rendre chez des clients, les repas pris hors du lieu de travail habituel, l’hébergement lors de missions ainsi que l’utilisation d’un véhicule privé à des fins professionnelles.

Certains frais ne sont en revanche pas considérés comme professionnels, comme le trajet domicile–lieu de travail habituel, sauf accord particulier soumis à imposition. Les amendes liées à la circulation routière ne sont pas remboursables, sauf si l’infraction résulte d’une directive de l’employeur.

Les entreprises peuvent également mettre en place des forfaits, surtout pour les cadres qui engagent régulièrement des dépenses de représentation. Ces forfaits doivent rester proportionnés, correspondre à la réalité des frais et suivre les directives fiscales afin d’éviter qu’ils soient considérés comme un complément de salaire.

Mettre en place un règlement de défraiement

Pour éviter les malentendus et sécuriser la situation sur le plan fiscal, il est fortement recommandé de mettre en place un règlement de défraiement. Ce document définit clairement quels frais sont remboursés, sous quelles conditions et selon quelle procédure.

Dans une entreprise, ce règlement peut s’appuyer sur le modèle proposé par la Conférence suisse des impôts. Il précise les types de frais pris en charge, les montants admis, l’usage éventuel de forfaits et les modalités de validation des notes de frais. Lorsque nécessaire, il peut être soumis aux autorités fiscales pour approbation.

Dans une association ou une organisation à but non lucratif, le règlement de frais permet d’encadrer le défraiement des bénévoles et des membres du comité. Il indique les dépenses couvertes, la manière de les justifier et les limites applicables aux forfaits. Cela offre une transparence indispensable et évite tout risque de requalification en salaire.

La procédure reste simple : le collaborateur ou bénévole avance les frais, remplit une note de frais détaillée, transmet les justificatifs et reçoit ensuite le remboursement. Un cadre clair permet à chacun de savoir ce qu’il peut engager et garantit une gestion correcte et sereine.