Classement des pièces comptables en suisse, on vous dit tout !

Vous pouvez télécharger notre procédure de classement des pièces comptables ici. Notre article apporte plusieurs informations complémentaires sur son utilisation, son stockage, etc.

Pourquoi est-il nécessaire d'organiser mes pièces comptables ?

Il est d'une importance capitale de structurer vos documents comptables pour plusieurs motifs clés. 

Premièrement, la traçabilité et la responsabilité sont deux éléments essentiels dans la gestion de toute entreprise. Une bonne organisation de vos documents financiers permet de maintenir un historique précis de toutes vos transactions financières, facilitant ainsi leur suivi et garantissant le respect des obligations légales.

Ensuite, la préparation aux audits est une autre raison valable. Lors d'un audit interne ou externe, avoir des documents comptables bien ordonnés facilite le processus d'examen. 

En effet, les auditeurs pourront rapidement comprendre l'état de vos finances grâce à une structure claire et logique.

L'accessibilité est également un avantage non négligeable d'un système bien organisé. Pouvoir retrouver un document précis facilement et rapidement vous fera gagner un temps précieux, particulièrement durant la période de déclaration fiscale ou lors de la création de rapports financiers.

En outre, une bonne organisation des documents comptables favorise une meilleure planification financière. Disposer d'une vue d'ensemble claire de vos finances est indispensable pour prendre des décisions éclairées et pour planifier efficacement.

Enfin, le respect des délais de conservation est un aspect critique dans la gestion des pièces comptables. Certaines doivent être conservées pendant une durée définie par la loi, et une organisation rigoureuse vous aide à respecter ces délais et à éviter d'éventuelles sanctions.

Quels sont les éléments comptables à organiser ?

L'organisation de vos éléments comptables devrait englober les catégories de documents suivantes :

• Factures : Ces documents détaillent les transactions que votre entreprise a effectuées, qu'il s'agisse de ventes ou d'achats. Elles doivent être conservées car elles sont essentielles pour comprendre vos flux financiers.

• Reçus et tickets de caisse : Ces justificatifs de paiement sont importants à conserver, notamment pour vos dépenses d'exploitation et vos achats professionnels.

• Documents de paie : Les fiches de paie, déclarations de cotisations sociales, documents liés aux avantages et aux retenues, doivent être soigneusement organisés et conservés.

• Registres comptables et journaux : Ce sont les documents qui enregistrent toutes vos transactions financières. Ils comprennent votre grand livre, vos journaux d'achats et de ventes, votre journal de trésorerie, etc.

• Déclarations fiscales : Il est crucial de conserver vos déclarations de TVA, d'impôt sur le revenu, de cotisations sociales, ainsi que tout autre document lié à votre fiscalité.

• Documents bancaires : Cela comprend les relevés bancaires, les talons de chèques, les bordereaux de remise de chèques, etc.

• Contrats et accords : Les contrats avec les clients, les fournisseurs, les employés et autres parties prenantes doivent être conservés pour référence.

• Documents relatifs aux immobilisations : Les factures d'achat, contrats de leasing ou tout autre document relatif à vos actifs immobilisés sont également importants à conserver.

Quels sont les justificatifs à conserver ?

Les justificatifs à conserver pour assurer une bonne gestion comptable sont principalement :

• Factures d'achat et de vente : Elles représentent la preuve de vos transactions commerciales. Elles doivent être conservées pour justifier les revenus et les dépenses enregistrées dans votre comptabilité.

• Tickets de caisse et reçus : Ils servent à justifier les dépenses professionnelles plus petites, par exemple les frais de repas, de déplacement ou d'achats mineurs pour l'entreprise.

• Bulletins de paie : Ces documents sont importants pour prouver les salaires versés à vos employés.

• Contrats : Ces documents justifient vos engagements financiers envers vos fournisseurs, vos clients, vos employés, etc.

• Déclarations fiscales et sociales : Ce sont des justificatifs importants de vos obligations fiscales et sociales. Ils sont essentiels en cas de contrôle.

• Documents bancaires : Relevés de compte, bordereaux de remise de chèques, preuves de virements, etc. Ces documents prouvent les mouvements d'argent sur vos comptes bancaires.

• Documents liés aux immobilisations : Factures d'achat, contrats de location, etc. Ces documents prouvent la propriété et la valeur de vos actifs à long terme.

Il est recommandé de conserver tous ces justificatifs pendant une durée minimale de 10 ans dans la plupart des juridictions, afin de pouvoir répondre à toute demande d'audit ou de contrôle de la part des autorités fiscales ou autres.

Ou devrais-je stocker mes pièces comptables ?

L'emplacement de stockage de vos documents comptables peut varier en fonction de leur format (physique ou numérique) et de vos besoins en termes de sécurité et d'accessibilité. 

1. Stockage physique :

• Coffre-fort à domicile : Pour les documents les plus importants, un coffre-fort à domicile peut fournir une protection supplémentaire contre le vol et les dommages (par exemple, incendie ou inondation).

• Bureaux ou lieux de travail : Les documents comptables courants sont souvent conservés dans des classeurs ou des armoires de rangement verrouillables dans un bureau.

• Services de stockage hors site : Pour les documents que vous n'avez pas besoin de consulter fréquemment, vous pouvez envisager de recourir à un service de stockage hors site. Ces services peuvent souvent fournir une sécurité accrue et une protection contre les dommages.

2. Stockage numérique :

• Sur votre ordinateur ou serveur d'entreprise : Les documents numériques peuvent être conservés sur le disque dur de votre ordinateur ou sur un serveur d'entreprise. Assurez-vous d'avoir un système de sauvegarde adéquat pour éviter la perte de données.

• Services de stockage dans le Cloud : Il existe de nombreux services qui offrent du stockage en nuage sécurisé pour les documents numériques, tels que Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive et bien d'autres. Ceux-ci offrent souvent la possibilité d'accéder à vos documents de n'importe où et de partager facilement des fichiers avec d'autres personnes.

• Solutions spécialisées pour la gestion de documents : Il existe des logiciels et des services spécialement conçus pour la gestion de documents comptables, qui offrent des fonctionnalités telles que l'organisation, la recherche, la sauvegarde et la sécurité des documents.

Pourquoi et comment puis-je rédiger une méthode pour organiser les pièces comptables ?

La mise en place d'une méthode structurée pour l'organisation des pièces comptables est un élément essentiel pour une entreprise, à la fois pour faciliter le suivi financier et pour garantir une conformité légale et fiscale. En effet, un système de classement bien agencé rend le suivi des transactions financières plus fluide et efficace, tandis que le respect des exigences légales en matière de conservation de certains documents comptables est facilité par une organisation méthodique.

L'organisation de vos pièces comptables permet également une meilleure gestion du temps et de l'espace, en évitant une accumulation inutile de papiers et de fichiers numériques, ce qui économise un espace de stockage précieux et réduit le temps passé à chercher des documents spécifiques. En cas d'audit financier, un système de classement bien organisé est également un atout, car il permet de retrouver rapidement et facilement les documents nécessaires.

Pour rédiger une méthode efficace d'organisation des pièces comptables, plusieurs étapes sont à suivre. Tout d'abord, il faut évaluer vos besoins spécifiques en matière de gestion de ces documents, en identifiant les différents types que vous devez conserver et en vous familiarisant avec les exigences légales de conservation.

Ensuite, vous devez choisir un système de classement qui convient à votre entreprise, que ce soit par date, par type de document ou par fournisseur/client. Par exemple, vous pourriez avoir des dossiers séparés pour les factures, les relevés bancaires, les reçus de dépenses, etc.

La troisième étape consiste à décrire en détail le processus de classement dans votre méthode. Cela inclut l'endroit et la manière dont les documents doivent être stockés, qui est responsable de leur classement et combien de temps ils doivent être conservés.

Enfin, il est essentiel de mettre en place une routine de classement pour garantir que cette tâche est effectuée régulièrement. Cela pourrait impliquer de consacrer un certain temps chaque semaine ou chaque mois à la revue et au classement des documents comptables.

N'oubliez pas que votre méthode de classement des pièces comptables doit être revue et mise à jour régulièrement pour s'assurer qu'elle répond toujours à vos besoins et qu'elle est conforme à la réglementation en vigueur. Chaque entreprise est unique, il est donc important de créer une méthode qui convient à votre situation particulière. Il peut s'agir d'un processus d'essai et d'erreur, mais l'effort en vaut la peine pour la tranquillité d'esprit et l'efficacité qu'un bon système de gestion des documents peut apporter.

Y a-t-il des solutions digitales pour organiser les documents ?

Il existe de nombreuses solutions numériques conçues pour aider à l'organisation et à la gestion des documents comptables. Ces outils peuvent aider à numériser, classer, stocker et récupérer des documents facilement et efficacement. Voici quelques exemples :

1. Systèmes de gestion de documents (DMS) : Ces systèmes permettent de stocker des documents numériques dans un emplacement centralisé. Ils offrent des fonctionnalités de recherche, de classement et de récupération de documents. Des exemples de ces systèmes comprennent Google Drive, Microsoft OneDrive, et Dropbox.

2. Logiciels de comptabilité en ligne : Des logiciels comme Quickbooks, Xero, ou Freshbooks offrent des solutions pour stocker et organiser les documents comptables. Ils offrent également des fonctionnalités pour lier ces documents à des entrées comptables spécifiques.

3. Systèmes de numérisation de documents : Des applications comme Adobe Scan ou CamScanner peuvent aider à numériser des documents physiques et à les convertir en formats numériques pour un stockage facile.

4. Plateformes de gestion des dépenses : Des plateformes comme Expensify ou Receipt Bank permettent de suivre les dépenses, de numériser les reçus, et de les lier à des entrées comptables spécifiques.

Conclusion

Nous espérons que ce guide vous a été utile pour comprendre le classement des pièces comptables en Suisse. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question supplémentaire ou pour obtenir de l'aide dans la mise en place de votre classement des documents comptables.